propiedad horizontal

La administración de propiedad horizontal es la gestión adecuada de los recursos y las actividades dentro de una propiedad horizontal, garantizando un adecuado funcionamiento de los equipos de trabajo, las instalaciones físicas y equipos, y creando un ambiente seguro en el que los residentes se relacionen de manera adecuada bajo el cumplimiento de la ley y los reglamentos que rigen cada propiedad horizontal, siempre propendiendo por el beneficio del interés común. 

El administrador es el representante legal de la copropiedad y cuenta con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, de manera que con sujeción a las leyes y a las costumbres civiles y mercantiles, reúne en si las funciones y atribuciones de gerente, tesorero, mandatario y depositario, susceptibles de ejercicio único o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.

Según la Ley 675 del 2001 las siguientes son las funciones básicas para los administradores de Propiedad Horizontal:

• Convocar a la Asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos.
• Llevar bajo su responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
• Poner en conocimiento de los propietarios y residentes, las actas de la Asamblea General y del Consejo de Administración, si lo hubiere.
• Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
• Llevar la contabilidad del edificio o conjunto.
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica, que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales, y destinarlos a los fines autorizados por la Asamblea General.
• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos, de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
• Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas.
• Elevar a escritura pública y registrar las reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios, e inscribir ante la entidad los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
• Notificar a los propietarios de bienes privados, las sanciones impuestas en su contra por la Asamblea General o el Consejo de Administración, por incumplimiento de obligaciones.
• Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el Reglamento de Propiedad Horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la Asamblea General o el Consejo de Administración, una vez se encuentren ejecutoriadas.
• Expedir paz y salvo de cuentas con la Administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.

Las demás funciones previstas en la presente ley y en el Reglamento de Propiedad Horizontal, así como las que defina la Asamblea General de Propietarios.

“Cada propietario tiene derecho de dominio exclusivo sobre su unidad privada. Quiere decir que puede vender, enajenar, gravar o ceder la tenencia de su unidad privada, a cualquier título. Por supuesto, hay límites a este derecho, impuestos por las leyes y reglamentos. Por ejemplo, si usted es dueño de un apartamento en una unidad residencial no puede utilizarlo como oficina o local comercial”, dice Carlos Eduardo Cardona, abogado experto en Propiedad Horizontal.

El propietario también tiene derecho a usar áreas comunes como ascensores, jardines, piscinas y pasillos, entre otros, siempre y cuando lo haga según el destino de los mismos, y sin perjuicio del uso legítimo de los demás propietarios. Atándonos a esto, los pasillos no se pueden usar como lugares de juego, o para estacionar bicicletas, motos o vehículos, ni se pueden usar los parqueaderos como depósito de muebles y materiales.

Otro derecho de los propietarios es el de vivir en un ambiente limpio, saludable y estético.

La Ley de propiedad horizontal, en su artículo 4, dicta que esta se debe constituir mediante escritura pública en la oficina de Registro de Instrumentos Públicos, para convertirse en una persona jurídica. Documento en el cual se debe incluir la siguiente información:

1. El nombre e identificación del propietario.
2. El nombre distintivo del edificio o conjunto.
3. La determinación del terreno o terrenos sobre los cuales se levanta el edificio o conjunto. Por su nomenclatura, área y linderos, indicando el título o títulos de adquisición y los correspondientes folios de matrícula inmobiliaria.
4. La identificación de cada uno de los bienes de dominio particular. De acuerdo con los planos aprobados por la Oficina de Planeación municipal o distrital o por la entidad o persona que haga sus veces.
5. La determinación de los bienes comunes. Con indicación de los que tengan el carácter de esenciales. Y de aquellos cuyo uso se asigne a determinados sectores del edificio o conjunto, cuando fuere el caso.
6. Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.
7. La destinación de los bienes de dominio particular que conforman el edificio o conjunto, la cual deberá ajustarse a las normas urbanísticas vigentes.
8. Las especificaciones de construcción y condiciones de seguridad y salubridad del edificio o conjunto.

Además de este contenido básico, los reglamentos de propiedad horizontal incluirán las regulaciones relacionadas con la administración, dirección y control de la persona jurídica que nace por ministerio de esta ley y las reglas que gobiernan la organización y funcionamiento del edificio o conjunto.