equipo de trabajo

Nuestro servicio comprende:

SERVICIO ADMINISTRATIVO.

*      Representación Legal de la Copropiedad en sus actos como Entidad, ante los propietarios o ante terceros

*      Control administrativo de facturas, recibos, recaudos, cobros, servicios públicos, etc.

*      Elaboración, ejecución y control del presupuesto de gastos de la Copropiedad.

*      Revisión  permanente de la Ejecución Presupuestal

*      Gestión de cobranza para la recuperación de cartera morosa

*      Organización de cobro pre jurídico después del plazo establecido

*      Manejo de cuentas bancarias bajo firmas autorizadas

*      Gestión de tesorería. Pago a proveedores y cancelación de las obligaciones contraídas por la Copropiedad.

*     Manejar de forma responsable la Caja Menor y hacer la legalización correspondiente.

*     Gestión del  riesgo a través de estudios de seguridad adelantados por las Compañías de vigilancia.

*     Control del personal suministrado y control de los contratos de servicios mediante la superación permanente, así como también la atención de todos los aspectos relacionados con el mantenimiento de la copropiedad

*  Diagnóstico de la Copropiedad recibida, el cual determinará las necesidades encontradas y  sobre las cuales la Copropiedad deberá generar un plan de trabajo a mediano y largo plazo, desarrollando las actividades que considere prioritarias.

*   Manejo oportuno de la correspondencia y archivo

*  Gestionar comunicaciones permanentes con los propietarios residentes, con el fin de mantener informada a la Copropiedad sobre la gestión adelantada por la Administración.

*   Culturización y sensibilización para el Estricto cumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en la Copropiedad.

*   Atención inmediata a todos los requerimientos de los residentes y/o propietarios de la Copropiedad

*   Atención de novedades graves y/o urgentes en horario no hábil.

*   Disposición permanente para atender emergencias o consultas vía telefónica aun fuera del horario acordado de atención, según el caso.

*      Ejecución y manejo de reuniones mensuales con el Consejo de Administración

 *      Elaboración de los informes de gestión para consejos y para asambleas

 *     Citaciones a reuniones  de Consejo y Asambleas, de conformidad con lo establecidos por la Ley 675 y en el Reglamento de Propiedad Horizontal

*    Contamos con la experiencia en el recibo de Copropiedades nuevas (solicitud de Personería jurídica, solicitud del RUT, apertura de cuentas corrientes y de ahorros, elaboraciones  Manuales de Convivencia, etc.,)

*      Acompañamiento del proceso de recibo de zonas comunes ante las Empresas constructoras.

*      Manejo adecuado de seguros, reclamaciones, renovaciones, etc.

*     Realización de reuniones de  Consejo de manera mensual para presentar informes de gestión, informar sobre las actividades desarrolladas, coordinar las del mes siguiente, entregar reportes de cartera, contabilidad y novedades de la Copropiedad.

*      Convocar a la Asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y Balance General de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros

*      Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de Actas de la Asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa a la Copropiedad

*      Preparar el informe para la Asamblea General anual de propietarios y el presupuesto de gastos para cada vigencia.

*    Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal

*      Expedir Paz y Salvo de cuentas con la Administración del Edificio o Conjunto.

*      Elevar a escritura pública y registrar las Reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y Representación Legal de la persona jurídica

*      Representar Judicial y Extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

SERVICIO OPERATIVO

*      Control del Consumo de Servicios Públicos

 *     Verificación diaria de las operaciones de los diferentes equipos que tenga la Copropiedad.

*  Control de los contratos de mantenimiento que tenga la Copropiedad para los diferentes equipos (planta eléctrica, motobombas, ascensores, puertas eléctricas, etc.).

*      Supervisión diaria de las Zonas Comunes, con el fin de verificar el aseo, seguridad, mantenimiento de zonas verdes y equipos en general.

*      Evaluación y manejo de los Seguros de la Copropiedad.

*      Gestión de cotizaciones con proveedores idóneos para trabajos y obras en la Copropiedad

*     Presentación de cuadros comparativos de trabajos y obras al Consejo de Administración y a la Asamblea General para facilitar la toma de decisiones.

*   Seguimiento y control  de todos los trabajos locativos: Pintura, albañilería, vidriería, mampostería, plomería, cerrajería, ornamentación, electricidad, mantenimiento de fachadas, impermeabilización, etcétera.

*     Liderar y Gestionar todos los Proyectos referentes a la Copropiedad y que hayan sido autorizados por la Asamblea General y/o por el Consejo de Administración.

SERVICIO CONTABLE Y FACTURACIÓN.

*      Preparación de los informes contables pertinentes bajo normas NIF

*      Facturación y recaudo de cuotas de administración.