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Metodología de Trabajo

edificio blanco y negroMETODOLOGÍA DE TRABAJO

A la Copropiedad será asignado un Directivo, el cual velará por el correcto funcionamiento administrativo, operativo y financiero de la misma. Esta persona será la encargada de presentar y sustentar los informes administrativos al Consejo de Administración y a la Asamblea. También se encargará de velar por la ejecución de cada uno de los mandatos y directrices que la Asamblea y el Consejo definan.

Este Directivo velará por la presentación de la Copropiedad, el funcionamiento de los equipos, el mantenimiento de las zonas locativas, la ejecución de mejoras, la gestión del recurso humano y por la correcta situación financiera de la Copropiedad. Adicionalmente, existe el apoyo de un equipo integral que se encarga de elaborar los informes contables pertinentes, elaborar la facturación, cobrar la cartera correspondiente, pagar a los proveedores, coordinar el personal y atender los requerimientos del Cliente.

EQUIPO DE TRABAJO

Contamos con un equipo altamente capacitado y con importante experiencia en la administración de propiedad horizontal, los cuales poseen conocimientos técnicos, administrativos y financieros, con criterio para el manejo de una Copropiedad, con un enfoque en el servicio al cliente y altas habilidades comunicativas. Adicionalmente se cuenta con un Departamento de contabilidad encargado de desarrollar los informes contables pertinentes bajo las normas contables legalmente aceptadas en Colombia.

De manera externa a la Empresa, contamos con un grupo de asesores jurídicos, que nos apoyan en todos los aspectos legales; Asesores en seguros para el manejo de las pólizas y un grupo de Ingenieros y Arquitectos para los aspectos técnicos y físicos de la Copropiedad.

Nuestro servicio comprende:

SERVICIO ADMINISTRATIVO.

*      Representación Legal de la Copropiedad en sus actos como Entidad, ante los propietarios o ante terceros

*      Control administrativo de facturas, recibos, recaudos, cobros, servicios públicos, etc.

*      Elaboración, ejecución y control del presupuesto de gastos de la Copropiedad.

*      Revisión  permanente de la Ejecución Presupuestal

*      Gestión de cobranza para la recuperación de cartera morosa

*      Organización de cobro pre jurídico después del plazo establecido

*      Manejo de cuentas bancarias bajo firmas autorizadas

*      Gestión de tesorería. Pago a proveedores y cancelación de las obligaciones contraídas por la Copropiedad.

*     Manejar de forma responsable la Caja Menor y hacer la legalización correspondiente.

*     Gestión del  riesgo a través de estudios de seguridad adelantados por las Compañías de vigilancia.

*     Control del personal suministrado y control de los contratos de servicios mediante la superación permanente, así como también la atención de todos los aspectos relacionados con el mantenimiento de la copropiedad

*  Diagnóstico de la Copropiedad recibida, el cual determinará las necesidades encontradas y  sobre las cuales la Copropiedad deberá generar un plan de trabajo a mediano y largo plazo, desarrollando las actividades que considere prioritarias.

*   Manejo oportuno de la correspondencia y archivo

*  Gestionar comunicaciones permanentes con los propietarios residentes, con el fin de mantener informada a la Copropiedad sobre la gestión adelantada por la Administración.

*   Culturización y sensibilización para el Estricto cumplimiento de las Normas de Convivencia establecidas en la Copropiedad.

*   Atención inmediata a todos los requerimientos de los residentes y/o propietarios de la Copropiedad

*   Atención de novedades graves y/o urgentes en horario no hábil.

*   Disposición permanente para atender emergencias o consultas vía telefónica aun fuera del horario acordado de atención, según el caso.

*      Ejecución y manejo de reuniones mensuales con el Consejo de Administración

 *      Elaboración de los informes de gestión para consejos y para asambleas

 *     Citaciones a reuniones  de Consejo y Asambleas, de conformidad con lo establecidos por la Ley 675 y en el Reglamento de Propiedad Horizontal

*    Contamos con la experiencia en el recibo de Copropiedades nuevas (solicitud de Personería jurídica, solicitud del RUT, apertura de cuentas corrientes y de ahorros, elaboraciones  Manuales de Convivencia, etc.,)

*      Acompañamiento del proceso de recibo de zonas comunes ante las Empresas constructoras.

*      Manejo adecuado de seguros, reclamaciones, renovaciones, etc.

*     Realización de reuniones de  Consejo de manera mensual para presentar informes de gestión, informar sobre las actividades desarrolladas, coordinar las del mes siguiente, entregar reportes de cartera, contabilidad y novedades de la Copropiedad.

*      Convocar a la Asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y Balance General de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros

*      Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de Actas de la Asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa a la Copropiedad

*      Preparar el informe para la Asamblea General anual de propietarios y el presupuesto de gastos para cada vigencia.

*    Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el Reglamento de Propiedad Horizontal

*      Expedir Paz y Salvo de cuentas con la Administración del Edificio o Conjunto.

*      Elevar a escritura pública y registrar las Reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y Representación Legal de la persona jurídica

*      Representar Judicial y Extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

SERVICIO OPERATIVO

*      Control del Consumo de Servicios Públicos

 *     Verificación diaria de las operaciones de los diferentes equipos que tenga la Copropiedad.

*  Control de los contratos de mantenimiento que tenga la Copropiedad para los diferentes equipos (planta eléctrica, motobombas, ascensores, puertas eléctricas, etc.).

*      Supervisión diaria de las Zonas Comunes, con el fin de verificar el aseo, seguridad, mantenimiento de zonas verdes y equipos en general.

*      Evaluación y manejo de los Seguros de la Copropiedad.

*      Gestión de cotizaciones con proveedores idóneos para trabajos y obras en la Copropiedad

*     Presentación de cuadros comparativos de trabajos y obras al Consejo de Administración y a la Asamblea General para facilitar la toma de decisiones.

*   Seguimiento y control  de todos los trabajos locativos: Pintura, albañilería, vidriería, mampostería, plomería, cerrajería, ornamentación, electricidad, mantenimiento de fachadas, impermeabilización, etcétera.

*     Liderar y Gestionar todos los Proyectos referentes a la Copropiedad y que hayan sido autorizados por la Asamblea General y/o por el Consejo de Administración.

SERVICIO CONTABLE Y FACTURACIÓN.

*      Preparación de los informes contables pertinentes bajo normas NIF

*      Facturación y recaudo de cuotas de administración.